PERENCANAAN

PERENCANAAN

A. DEFINISI PERENCANAAN

          Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti.

            Para ahli banyak sekali yang mengemukakan pendapatnya tentang definisi perencanaan, pendapat para ahli tentang mendefinisikan perencanaan ini sangat variatif, antara lain :

1.      W.H.Newman
 Planning is desiding in advance what is to be done (perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan

2.      Louis A. Allen
Planning is the determination of a course of action to achieve a desired result (perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan).

3.      H. Koontz dan O’Donnel
Planning is the function of a manager which involves the selection from among alternatives of objective, policies, procedures, and programs (perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan berbagai alternatif tujuan, kebijakan, prosedur, dan program).

4.      Sondan P. Siagian
Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Dikenal:
1. Administrative planning (seluruh unit)
2. Managerial planning (departemental dan operasional)

5.      George R.Terry
Planning is the selecting and relating of fack and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulation of proposed activities believed necessary to achieve desired results (perencanaan adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang sekiranya diperlukan untuk mencapai hasil yang dikehendaki).

6.      Menurut Beishline (1957), menjelaskan bahwa perencanaan yaitu menentukan apa yang harus dicapai (menentukan waktu secara kualitatif), dan ila hal itu harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggung jawab, mengapa hal itu harus dicapai.

7.      Menurut Roger A. Kauffman (1972), mengungkapkan perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan serta sumber yang diperlukan untuk seefisien dan seefektif mungkin.

8.      E.Mc.Farland dalam bukunya “Supervision Management” bertuliskan bahwa perencanaan adalah suatu keaktifan pimpinan untuk meramalkan keadaan yang akan datang dalam mencapai harapan, kondisi dan hasil yang akan datang.

B.     JENIS-JENIS PERENCANAAN

Berdasarkan tujuan organisasi, perencanaan dapat dikelompokkan ke dalam 3 jenis perencanaan, yaitu:

(1)   Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis merupakan rencana jangka panjang (lebih dari 5 tahun) untuk mencapai tujuan strategis. Fokus perencanaan ini adalah organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis dapat dilihat sebagai rencana secara umum yang menggambarkan alokasi sumberdaya, prioritas, dan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Tujuan strategis biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak.

(2)   Perencanaan Taktis

Perencanaan taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, yaitu untuk melaksanakan bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana ini mempunyai jangka waktu yang lebih pendek (1 – 5 tahun) dibandingkan dengan rencana strategis. Perencanaan taktis biasanya di buat oleh manajemen puncak dan manajemen menengah.

 (3)   Perencanaan Operasional

Perencanaan operasional diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun) dan melibatkan manajemen tingkat bawah.

Ada 2 jenis rencana operasional:

a.  Rencana Tunggal (sekali pakai)

Rencana tunggal adalah rencana yang dilakukan sekali pakai, sebagai contoh ketika perusahaan merencanakan ekspansi, pembuatan pabrik baru, penarikan tenaga kerja baru dan lainnya.

b.Rencana Standing

Rencana standing adalah rencana yang bisa dipakai berulang-ulang. Rencana standing bisa menghemat waktu dan tenaga karena rencana ini bisa diterapkan pada situasi yang sama.

C.    SIFAT-SIFAT PERENCANAAN
1. Faktual  : Perencanaan yang berdasarkan pertimbangan factual, yaitu didasarkan pada hasil temuan di lapangan. Fakta-fakta yang telah dikumpulkan dan dijadikan data serta diolah secara rasional, apabila perlu dikaji secara ilmiah.

2. Rasional : Perencanaan harus masuk akal, bukan merupakan angan-angan. Rasionalisasi terhadap berbagai fakta dan data dianalisis dengan cara mengklasifikasi permasalahan yang berkembang, menafsirkan data dan fakta, membandingkan antarfakta, menghubungkan antar-pengertian, memutuskan, dan menyimpulkan.

3. Fleksibel :Perencanaan tidak kaku, tetapi mengikuti perkembangan zaman dan perubahan situasi dan kondisi sehingga pelaksanaannya tidak terjebak dalam suatu keadaan yang statis.

4. Berkesinambungan : Perencanaan dibuat secara kontinu, artinya berkelanjutan mengikuti kebutuhan organisasi dan tidak dibatasi oleh absolutism ruang dan waktu.

5. Dialektis : Suatu planning harus dibuat dengan memikirkan peningkatan dan perbaikan-perbaikan untuk kesempurnaan masa yang akan datang. Perencanaan yang dialektik tidak terpaku pada pendekatan antithesis yang melawan arus perubahan dan perkembangan zaman, tetapi lebih mengutamakan pendekatan sintesis dan kompromistik terhadap keadaan dengan tetap berprinsip pada prinsip-prinsip manajemen yang sudah ditetapkan.

D.    TAHAP-TAHAP DALAM PERENCANAAN

Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai berikut :

1.            Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

 Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan perusahaan. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, penggunaan sumber daya perusahaan tidak efektif.

2.            Merumuskan keadaan saat ini

Pemahaman akan kondisi perusahaan sekarang dan tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting. Karena tujuan dan rencana menyangkut waktu akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik.

3.            Mengidentifikasikan segala kemudhan dan hambatan

Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu di identifikasikan, untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu, perlu diketahui faktor-faktor lingkungan dalam dan luar yang dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang, adalah bagian penting dari proses perencanaan.

4.            Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

 Tahap akhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai pilihan kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian pilihan kegiatan terbaik (paling memuaskan) di antara pilihan yang ada. 

E.     KEGUNAAN ATAU FUNGSI PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN

Ada beberapa Fungsi perencanaan dalam manajemen yang sangat menguntungkan bagi kita, antara lain :

1. Untuk membedakan arah dari setiap kegiatan dengan jelas sehingga haasil diperoleh bisa seefektif dan seefisien mungkin.
2. Untuk mengevaluasi setiap tujuan-tujuan yang telah dilakukan sehingga penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dapat dihindari lebih awal.
3. Memudahkan pelaksanaan kegiatan untuk mengidentifikasi hambatan-hambatan yang mungkin mincul sehingga lebih waspada dan dapat diselesaikan dengan cepat.
4. Menghindari pertumbuhan dan perkembangan yang tidak terkendali.

F.         TUJUAN PERENCANAAN

Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan tentang tujuan perencanaan, yaitu :

1. Untuk memberikan pengarahan baik buat manajer maupun karyawan non manajerial.
2. Untuk mengurangi ketidak pastian
3. Untuk meminimalisir pemborosan
4. Untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusian.

G.    HAMBATAN DAN CARA MENGATASINYA DALAM PROSES PERENCANAAN

§ Hambatan dalam melaksanakan perencanaan :

1.      Perencana (planner) kurang ahli

2.      Kurang wewenang dalam penyusunan perencanaan

3.      Tenaga pelaksana dari perencanaan tersebut kurang cakap

4.      Keuangan tidak mencukupi untuk menerapkan perencanaan

5.      Tidak ada dukungan (intern maupun ekstern)

6.      Terjadinya perubahan-perubahan situasi secara drastic.

§ Mengatasi Hambatan

a.       Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana

Salah satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan adalah dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana.

Dan penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke waktu.

b.      Komunikasi dan Partisipasi

Meskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana tersebut harus dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu landasan apa yang mendasari strategi fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebut diintegrasikan dan dikoordinasikan. Orang-orang yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan dan mengimplementasikan  rencana harus didengar pendapatnya dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang hampir selalu memiliki informasi yang berharga untuk disumbangkan / dan karena mereka yang akan mengimplementasikan rencana / keterlibatan mereka sangat penting orang biasanya lebih berkomitmer pada rencana yang pembentukannya mereka bantu .bahkan ketika suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau menggunakan staf perencanaan, manajer dari berbagai tingkan dalam organisasi seharusnya dilibatkan dalam proses perencanaan.

c.       Konsistensi /revisi /dan pembaruan

Tujuan seharusnya konsisten baik secara hori zontal maupun secara vertikal .konsistensi horizotal berarti bahwa tujan  seharusnya konsisten diseluru organisasi / dari satu departemen ke departemen lainnya. Konsistensi  vertikal  berarti bahwa tujuan  seharusnya konsisten  dari atas hingga ke bawah   organisasi : tujuan stategis, taktis, dan operasional harus selaras. Karena penetapan tujuan dan perencanaan merupakan proses yang dinamis, tujuan dan perencanaan juga harus direvisi dan diperbarui secara berkala. Banyak organisasi melihat perlunya merevisi dan memperbarui dengan frekuensi yang semakin sering.

d.      Sistem Penghargaan yang Efektif

Secara umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik karena menetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun karena berhasil mencapainya. Karena kegagalan terkadang berasal dari faktor-faktor di luar pengendalian manajemen, orang seharusnya dipastikan bahwa kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.

H.    PERENCANAAN PADA UPT.PERPUSTAKAAN  IAIN RADEN FATAH PALEMBANG

Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi,termasuk juga didalamnya perpustakaan. Sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan.  Pada perpustakaan IAIN raden fatah palembang telah menerapkan salah satu prinsip manajemen ini dalam berbagai kegiatan perpustakaan seprti pengadaan koleksi,pengolahan bahan pustaka,dll.

Perpustakaan IAIN Raden Fatah dalam proses perencanaan berbagai kegiatannya selalu dilakukan dengan kerja sama antar pustakawan dan staf perpustakaan. sebelum membuat perencanaan terlebih dahulu dilakukan rapat untuk mendiskusikan dan membahas mengenai perencanaan kegiatan atau program pada perpustakaan. dengan cara ini para pustakawan dan staf dapat mengajukan pendapat serta sarannya kepada kepala perpustakaan. Selain itu rapat juga untuk membagi tugas kepada bidang masing-masing. Biasanya dalam kegiatan pengadaaan buku sebelum rapat yaitu observasi, survey user melalui angket atau statistic buku yang dipinjam dan buku yang beredar ini bertujuan mengetahui minat pembaca. Setelah itu baru diadakan rapat perpustakaan kemudian mengirimkan surat kepada fakultas untuk mengetahui judul buku yang dibutuhkan. Bila sudah diketahui judul-judul buku yang dibutuhkan masing-masing prodi maka perpustakaan membuat proposal atau laporan tahunan kepada rektorat.

Perencanaan yang dilakukan perpustakaan IAIN Raden Fatah pada tahun 2013 untuk program 2014 yaitu :

1.      Pengadaan E-book dan E-journal

2.      Perpustakaan berbasis web

3.      Kartu perpustakaan multi fungsi

Namun dalam proses perencanaan pada perpustakaan IAIN Raden Fatah juga ditemui kendala seperti surat yang dikirim ke fakultas untuk mengetahui judul buku yang diperlukan prodi terkadang tidak ditanggapi sehingga pustakawan harus memilih judul buku dari silabus. Kemudian dalam beberapa kegiatan seperti pengadaan e-book dan e-journal, perpustakaan berbasis web dan kartu perpustakaan multi fungsi kendala yang dihadapi adalah perpustakaan tidak punya tenaga ahli sehingga yang mengerjakan adalah bagian puskom.

PENUTUP

.            1. Kesimpulan

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam perencanaan terdiri dari jenis-jenis perencanaan, yaitu Perencanaan organisasi terbagi menjadi 3 yaitu perencanaan strategis, taktis dan operasional. Adapun kerangka waktu dala perencanaan organisasi yaitu sebagai berikut : rencana jangka panjang, jangkah menengah, dan jangka pendek. Sifat-sifat perencanaan yaitu factual, rasional,fleksibel,berkesinambungan,dialektis.

Tujuan perencanaan, yaitu : Untuk memberikan pengarahan baik buat manajer maupun karyawan non manajerial, Untuk mengurangi ketidak pastian, Untuk meminimalisir pemborosanUntuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusian.

Suatu perencanaan juga terdapat berbagai hambatan dalam penetapan tujuan. Hambatan tersebut antara lain Perencana (planner) kurang ahli ,Kurang wewenang dalam penyusunan perencanaan ,Tenaga pelaksana dari perencanaan tersebut kurang cakap , Keuangan tidak mencukupi untuk menerapkan perencanaan , Tidak ada dukungan (intern maupun ekstern),  Terjadinya perubahan-perubahan situasi secara drastic.

         2.  Saran

Sebaiknya dalam mengambil keputusan dan tindakan dalam berbagai bentuk organisasi menggunakan proses dasar manajemen berupa perencanaan. Dalam sebuah prencanaan perlu memperhatikan sifat rencana yang baik untuk mencapai hasil yang diinginkan. Agar dapat membuat perencanaan yang misalnya pada perpustakaan harus disediakan staf ahli dibidang masing-masing contohnya bidang IT agar perencanaan yang dibuat dpat berjalan sesuai yang diharapkan